Итак, начнем разбираться. Мы рекомендуем вам начать с просьбы, обращенной к вашим менеджерам – описать систему управления, действующую в вашей организации. В большинстве случаев все начинают рисовать организационную структуру и объяснять, кто в ней руководитель, а кто подчиненный. Вполне вероятно, что вы получите несколько рекомендаций по реформированию уже имеющейся структуры. Мы проводили этот эксперимент множество раз и, к сожалению, нам ни разу не описали собственно систему управления.
Всё это с очень высокой степенью вероятности приведет вас к очень важному выводу: никто в вашей организации не имеет представления о том, что такое система управления компанией, насколько она эффективна и как повысить ее эффективность. Сразу оговоримся, в России есть люди, которые хорошо разбираются в этом вопросе, и если вы являетесь одним из них или они есть в штате вашей компании, то мы можем только искренне порадоваться за вас. Кроме того, подчеркнем, что все необходимые компетенции для этого вполне можно приобрести и целью своего существования мы считаем оказание эффективной помощи на этом пути.
Теперь было бы справедливо дать наш ответ на заданный вопрос. Как бы мы описали систему управления, будучи вашими наемными менеджерами? Мы бы начали с дробления всей деятельности вашей компании на три большие группы процессов:
Основные процессы
Вспомогательные процессы
Процессы управления
Чем отличаются эти три группы? Первая из них является совокупностью технологий, направленных на деятельность, создающую добавленную ценность для ваших клиентов. К таким технологиям относятся закупка сырья, производство продукции, приемка и отгрузка, доставка, продажи, гарантийное и послегарантийное обслуживание и пр.
Если бы мы жили в идеальном неизменном мире, имели идеальную технологию и от рождения обученный персонал, то фирма вполне обошлась бы только этим видом процессов. Однако мы живем в реальном мире, где оборудование изнашивается, люди увольняются, болеют и уходят в отпуск, где есть множество заинтересованных сторон: государство, сотрудники, собственники и пр. Соответственно, чтобы все эти проблемы не могли помешать приносить добавленную ценность, существуют вспомогательные процессы. К ним относятся обслуживание оборудования, управление финансами, бухгалтерия, управление персоналом и пр.
Но, прежде чем система основных и вспомогательных процессов заработает с максимальной отдачей, ее необходимо для начала правильно выстроить. Кроме того, реальный мир склонен к изменениям, следовательно, должны меняться и процессы. Вот для этого и существуют процессы управления.
Задайтесь вопросом: когда вам реально нужны менеджеры? Нужны ли вам они, когда текущая деятельность правильно настроена и протекает без сбоев? Если ответ положительный, то это очень плохой признак. Это значит, что ваши менеджеры не организовали процессы, которыми руководят. Кроме того, необходимость постоянного присутствия руководителя делает его незаменимым, что, конечно, чрезвычайно выгодно ему, но абсолютно не выгодно вам, так как его просто некем будет заменить, в случае возникновения такой необходимости. В действительности менеджер в процессе требуется только в следующих случаях:
при необходимости стратегического планирования и изменения процесса;
при отсутствии стандартизированного метода исполнения процесса;
при проведении аудита и мониторинга процесса;
при возникновении критического и (или) не описанного сбоя процесса;
при поиске путей совершенствования процесса и их реализации.
Немного утрированная, но, тем не менее, хорошо иллюстрирующая данный подход фраза: «Менеджер весь год может отдыхать на Канарах, если его процессы всё это время работают эффективно и без сбоев». Эти задачи и решаются с помощью процессов управления.
Таким образом, описание действующей системы управления – это описание взаимосвязей и взаимодействия между основными, вспомогательными процессами и процессами управления. В этом случае роль организационной структуры сводится к схеме-инструкции, описывающей, к кому необходимо обращаться в случае возникновения проблем, которые не могут быть разрешены на более низком уровне корпоративной иерархии. Благодаря этому ваша организационная структура вскоре существенно сократится за счет удаления выявленных лишних звеньев. Именно поэтому многие компании, являющиеся мировыми лидерами, гордятся горизонтальной структурой управления.
Критерием эффективности системы управления, при этом, является соотношение того, насколько она способствует достижению миссии, видению стратегических и оперативных целей, стоящих перед организацией, к количеству затрачиваемых ресурсов. Следовательно, в нашем понимании системой управления является комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих основных, вспомогательных и управленческих процессов, направленный на эффективное достижение целей, стоящих перед компанией.
Имеется ли в вашей компании система управления? Безусловно, да. Иначе бы компания просто не существовала. А вот насколько она эффективна – совсем другой вопрос. Содействие повышению этой эффективности, как уже было сказано выше, и есть основная причина создания Olymp Business Consulting. Своей деятельностью мы помогаем вашим менеджерам правильно выстроить основные и вспомогательные процессы. Более того, мы помогаем вам выстроить не просто эффективную систему управления, но систему управления, которая способна постоянно развиваться уже после окончания работ.
